Privacyverklaring

 

Privacyverklaring GSV-Heemstede

In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft het Verenigingsbestuur van GSV-Heemstede een privacyverklaring opgesteld. Dit is noodzakelijk omdat de vereniging een aantal privacygevoelige gegevens nodig heeft van de leden om te kunnen functioneren.

Register van verwerkingsactiviteiten GSV-Heemstede?

• Geslacht
• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer (vrijwillig)
• Email-adres (vrijwillig)
• Ledenlijsten t.b.v. de secties
• IBAN-bankrekeningnummer
• Foto’s van bijzondere verenigingsmomenten (ná goedkeuring vooraf)

Waarom heeft GSV-Heemstede deze gegevens nodig?

De vereniging heeft de zogenaamde NAW-gegevens nodig om contact te kunnen opnemen indien dit noodzakelijk of wenselijk is, bijvoorbeeld om nieuwsbrieven te kunnen zenden naar het huisadres van een lid van de vereniging.

Het telefoonnummer en email-adres worden vrijwillig door het lid opgegeven en worden gebruikt om contact te kunnen opnemen met leden. Voorbeeld hiervan is het contact van de ledenadministrateur met leden van GSV-Heemstede omtrent inning/betalingsregelingen van contributie.

De ledenlijst bestaat uit de namen van leden, bijvoorbeeld een ledenlijst van de sectie volleybal. Zo hebben de voorzitters van de secties een actueel overzicht van de bij hen aangesloten leden. Hiermee is het mogelijk dat een sectie belangrijke informatie aan de leden via post of het email-adres kan verzenden, indien het lid aangegeven heeft hiervoor in aanmerking te willen komen (vrijwillige basis).

Het bankrekeningnummer is voor GSV-Heemstede van belang voor de contributienota en via de betaling komt deze in het bezit van de GSV-Heemstede.

Foto’s worden gemaakt bij bijzondere verenigingsmomenten, bijvoorbeeld de jubilarissendag. Dit voor publicatie in lokale kranten of ter herinnering aan deze bijzondere momenten in de breedste zin van het woord.

Verstrekken persoonsgegevens aan derden

Namens het Verenigingsbestuur van GSV-Heemstede worden aan de volgende derden (allen sportbonden) gegevens doorgegeven:

• NEVOBO (Nederlandse Volleybal Bond)
• NBB (Nederlandse Bridge Bond)
• NTTB (Nederlandse Tafeltennis Bond)

Namens of door het Verenigingsbestuur worden verder op geen enkele wijze vastgelegde gegevens aan derden doorgegeven, verhuurd of verkocht.

Beveiliging van de vastgelegde gegevens

Het Verenigingsbestuur van GSV-Heemstede wil handelen conform de gestelde eisen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hiertoe gelden voor functionarissen, die toegang hebben tot privacy-gevoelige gegevens als voornoemd vermeld, de taak om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaring tegen te gaan.

Voor digitale bestanden geldt dat toegang door de functionaris minimaal beveiligd dient te zijn met een sterk wachtwoord dat regelmatig wordt gewijzigd. Bestanden die binnen de vereniging circuleren (denk aan ledenlijsten) dienen eveneens voorzien te zijn van een wachtwoord.

Bij bijzondere momenten waar gefilmd of gefotografeerd wordt, dient vóóraf aan alle betrokkenen toestemming gevraagd te worden. Dit geldt voor een ieder die bij deze momenten van GSV-Heemstede filmt of fotografeert.

Hoe lang worden vastgelegde gegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is ten behoeve van een ordelijke afhandeling van het lidmaatschap. Normaliter zal een termijn van maximaal 1 jaar afdoende zijn om deze ordelijke afhandeling te bewerkstelligen. Na deze termijn zullen de vastgelegde gegevens uit de (digitale) bestanden worden verwijderd.

Vragen?

Voor vragen kan contact opgenomen worden met de secretaris of de voorzitter van het Verenigingsbestuur GSV-Heemstede.